Điện thoại
TP HCM: 028.7107.7099 - 0918.132.458
Hà Nội: 024.7107.9599- 0918.132.458
Address
TP HCM: T08, đường số 20, khu đô thị Him Lam
Hà Nội: 76/93 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân
Ngôn ngữ : Tiếng anh Tiếng việt

Tin tức

Teleconference là gì?

Teleconference là gì?

31/07/2018

Mỗi năm trôi qua, các tập đoàn, doanh nghiệp đang ngày càng phát triển về quy mô và số lượng. Vì chi nhánh và  nhân viên của một công ty nào đó có thể cách xa nhau, nên việc kết nối mọi người với nhau trong cùng một phòng cho các cuộc họp quan trọng không phải lúc nào cũng có thể. Đây là lý do tại sao teleconference đã trở nên phổ biến hiện nay. Thông qua teleconference, các công ty có thể tổ chức các cuộc họp, các cuộc đào tạo, hội thảo và tương tác với khách hàng trực tuyến mà không cần phải có mặt ở đó.

 

Teleconference là gì ?

 

Một teleconference về cơ bản là một cuộc họp của một vài người không có mặt ở cùng một nơi, với sự giúp đỡ của truyền thông điện tử. Những người tham gia cuộc họp có thể ở các phần khác nhau của đất nước hoặc thậm chí trong cùng một thành phố. Hội nghị có thể là một phiên họp một chiều, mà nhiều người khác nhau chỉ cần tham dự, hoặc có thể là một phiên tương tác. Đôi khi, chỉ có 3 đến 5 người có thể tham gia, đôi khi từ 30 đến 35, và thậm chí hàng trăm người. Giải pháp teleconference là một cách hoàn hảo để tập hợp mọi người cách nhau bởi khoảng cách, cho doanh nghiệp, mà không cần họ thực sự phải đi du lịch.

 

3 loại teleconference phổ biến nhất là: Âm thanh hội nghị (chỉ bằng giọng nói), hội nghị truyền hình (thoại và video) và hội nghị dựa trên web.

 

Âm thanh hội nghị chỉ liên quan đến hai hoặc nhiều người tham gia và thường chỉ yêu cầu một điện thoại, mặc dù loa điện thoại có thể được sử dụng nếu có nhiều hơn hai người hiện diện trong trang web.

 

Teleconference cuộc gọi hội nghị

 

Trong hội nghị truyền hình, hai hoặc nhiều nhóm người có mặt ở các vị trí khác nhau có thể tương tác với nhau thông qua cuộc gọi video hoặc họ chỉ có thể xem bản trình bày và sau đó đưa ra phản hồi của họ. Đối với loại teleconferencing này, một TV trực tiếp với máy quay video và micro kèm theo là cần thiết.

 

Teleconference hội nghị truyền hình

 

Một hội nghị dựa trên web khá giống một hội nghị truyền hình, trong đó nhiều nhóm người có thể tương tác với nhau. Có thể bao gồm xem các tệp máy tính, chẳng hạn như bảng tính, tài liệu, hình ảnh và bản trình bày PowerPoint; và có thể sử dụng tài nguyên của Internet. Có hai cách để tiến hành một hội nghị video thuộc loại này. Một là dựa vào máy tính để truyền video và truyền dữ liệu, trong khi âm thanh đi qua điện thoại loa qua cuộc gọi hội nghị. Cách khác là sử dụng đường truyền Internet tốc độ cao để truyền tải âm thanh, thông qua công nghệ VoIP (tin nhắn điện thoại số hóa được truyền qua Internet).

 

Teleconference hội nghị dựa trên web

 

Khi nào bạn cần đến giải pháp teleconference ?

 

Teleconference nói chung được tổ chức khi người tham gia được phân cách bằng khoảng cách hoặc hoàn cảnh.

 

•           Khi không thể đi lại vì điều kiện, thời gian hoặc chi phí. Ví dụ như khi cần làm việc với các đồng nghiệp quốc tế. Một số nhân viên xã hội, nhân viên tư vấn và người hòa giải có thể cần gặp một gia đình họ đang làm việc cùng, nhưng có thể có các cuộc hẹn khác cho phép họ chỉ có thời gian cho một cuộc gọi hội nghị, thay vì một chuyến đi khắp thị trấn.

 

•           Khi bạn muốn tập trung một số lượng lớn người. Teleconferencing có lẽ là cách dễ nhất để có được một nhóm lớn người với nhau nếu họ đang ở cách xa nhau.

 

•           Khi cần các cuộc họp thường xuyên. Bạn chỉ cần ngồi ở văn phòng và tham gia cuộc họp, không bị hạn chế bởi thời gian và chi phí.

 

•           Khi các tập tin máy tính cần được xem hoặc thao tác bởi một số người tham gia. Trong trường hợp như thế này, giải pháp teleconference đôi khi tốt hơn ngay cả khi những người tham gia ở cùng một thành phố.

 

•           Khi cần có quyết định ngay lập tức. Bạn có thể không có thời gian để đi du lịch. Một cuộc gọi hội nghị hoặc một cái gì đó tương tự có thể cung cấp cho bạn thời gian bạn cần.

 

Làm thế nào để bạn tổ chức một teleconference ?

 

Cách để tổ chức teleconference

 

Bây giờ chúng ta hãy đi qua một quá trình từng bước để tổ chức một teleconference hoàn hảo.

 

1. Quyết định thời gian và ngày tháng

 

Điều đầu tiên và quan trọng nhất bạn cần làm là quyết định ngày và giờ cho hội thảo, cho những người tham gia biết về nó, và cũng cho họ biết về những vai trò họ sẽ phải làm. Đừng quên gửi cho họ một lời nhắc nhở một ngày trước cuộc họp.

 

2. Quyết định thiết bị bạn sẽ sử dụng

 

Sử dụng đúng thiết bị là rất quan trọng nếu bạn muốn chạy một hội nghị thành công. Như đã đề cập, nếu bạn có kế hoạch tổ chức một hội nghị điện thoại đơn giản thì bạn sẽ chỉ cần một chiếc điện thoại kèm loa. Đối với một hội nghị video, bạn sẽ cần một màn hình TV với micrô và camera quay video kèm theo, và đối với hội thảo trên web, bạn cần có kết nối internet tốt, màn hình máy tính và phần mềm hội nghị truyền hình tốt.

 

3. Lập kế hoạch chương trình

 

Tốt nhất là một ngày trước khi teleconference, chuyển tiếp một chương trình họp cho mọi người tham gia. Bạn phải đề cập rõ ràng trong chương trình nghị sự vai trò của những người tham gia khác nhau. Điều này sẽ giúp mọi người chuẩn bị cho hội nghị đúng cách. Điều này cũng sẽ giúp cuộc họp trở nên rõ ràng và chính xác, thay vì các cuộc họp dài, nhàm chán. Thời gian là tiền bạc, và đó chắc chắn là thứ mà bạn không muốn lãng phí khi không chuẩn bị.

 

4. Đừng để hội nghị bị phân tâm

 

Thật dễ dàng cho một teleconference để đi lang thang vì khi đó sẽ có nhiều người có thể thậm chí không nói chuyện với nhau nhiều. Vì vậy, người đứng đầu hội nghị phải đảm bảo chương trình làm việc được tuân theo.

 

Đây là cách bạn có thể tổ chức một teleconference trong cuộc sống thực. Tuy nhiên, ngay cả khi hội nghị kết thúc, bạn có một nhiệm vụ quan trọng cần làm, và đó là gửi các ghi chú cuộc họp hoặc một bản tóm tắt của hội nghị cho những người tham gia. Điều này sẽ giúp họ nhớ lại bất cứ điều gì đã xảy ra trong cuộc họp và do đó họ sẽ nhớ nhiệm vụ họ phải thực hiện như đã thảo luận trong hội nghị.

 

KẾT LUẬN

 

Khi một số người cần phải giao tiếp với nhau được tách biệt bởi khoảng cách, một cách để họ có được với nhau là do teleconference. Một teleconference là truyền bằng các phương tiện điện tử âm thanh/hình ảnh, cũng như bất kỳ tài liệu nào khác - hình ảnh, tài liệu, âm nhạc, bài thuyết trình PowerPoint - có thể được số hóa và gửi qua đường dây điện thoại hoặc mạng máy tính.

 

Tổ chức teleconference có thể tương tự như tổ chức một hội nghị, ở chỗ nó có thể lên kế hoạch, lựa chọn và thiết lập trang web, đăng ký người tham gia và đánh giá quá trình và nội dung khi bạn hoàn thành. Nó bổ sung thêm vấn đề về công nghệ, nhưng loại bỏ hậu cần đôi khi gây ra một số lượng lớn người đến một nơi duy nhất tại một thời điểm nhất định và quản lý chúng khi họ ở đó.

 

Nhân viên y tế và cộng đồng có thể sử dụng giải pháp teleconference cho một số mục đích, đặc biệt là đào tạo, phối hợp và phối hợp đường dài, và vận động. Bạn có thể thấy rằng teleconferencing là một cách hiệu quả và hợp lý để hoàn thành mục đích của bạn, và tổ chức một teleconference chỉ với một mức giá nhỏ nhưng có thể tiết kiệm được tiền bạc, thời gian và tài nguyên toàn cầu

hotline