ĐIỂM KHÁC BIỆT GIỮA HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH VIDEO CONFERENCE VÀ TELECONFERENCING

Hiểu được rằng hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm những cách thức truyền thông đơn giản hơn so với việc sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình video conference nhưng vẫn có thể đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp, tiêu biểu là teleconferencing. Nhiều khách hàng xuất hiện cùng một thắc mắc: “Vậy hội nghị truyền hình Video Conference và Teleconferencing khác nhau điểm nào?”. Thật ra, ranh giới giữa hai khái niệm này đôi khi rất nhỏ, trên cơ bản đều đề cập đến việc sử dụng thông qua video để tiến hành một cuộc họp. Nhưng theo thuật ngữ kỹ thuật chuyên ngành, hai khái niệm này không thể đánh đồng giống nhau hoàn toàn, vì thế, trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ phân tích sự khác nhau giữa 2 đối tượng này.

Teleconferencing (hay được gọi là hội thảo trực tuyến) là một thuật ngữ chung dùng để chỉ việc tổ chức một cuộc hội thảo với một nhóm người, tuy nhiên những cá nhân tham gia không nhất thiết phải có mặt ở cùng một địa điểm. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể thông qua điện thoại, máy tính, TV (video), Internet, vệ tinh hoặc thậm chí là radio. 

Mặt khác, hội nghị truyền hình video conference cũng đề cập đến phương pháp tổ chức cuộc họp tương tự khái niệm ở trên, nhưng cụ thể nó chú trọng hơn việc sử dụng video, nghĩa là bạn có thể nghe và nhìn thấy những người bạn đang tham gia hội nghị.

Ưu điểm chính của teleconferencing (hội thảo trực tuyến) chính là tính linh hoạt của nó. Ví dụ: nếu bạn không có bất kỳ thiết bị cung cấp video nào, chẳng hạn như webcam, thì việc bắt đầu một cuộc họp trực tuyến qua điện thoại là lợi thế của bạn. 

Tuy nhiên, hội nghị truyền hình video conference mang đến cho bạn lợi thế khác là có thể nhìn thấy những người bạn đang nói chuyện, bao gồm cả biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể của người ấy. Khía cạnh giao tiếp phi ngôn ngữ đóng vai trò rất quan trọng trong cuộc trò chuyện, nó cũng đảm đương nhiệm vụ cung cấp thông tin như việc trao đổi qua lời nói nhưng thường bị mọi người bỏ quên. Do đó, hội nghị truyền hình giúp cho người tham gia hiểu sâu sắc hơn về đặc điểm những người mà anh ta trao đổi trong cuộc họp.

Một nhược điểm lớn đi kèm với một số phương thức sử dụng teleconferencing (hội thảo trực tuyến) ví dụ như qua điện thoại hay audio là sự thiếu khả năng hiển thị hình ảnh của các bên khác trong cuộc họp, có nghĩa là bạn sẽ bị bỏ qua một số thông tin cơ bản mà bạn có thể dễ dàng đạt được nhờ việc sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình video conference. 

Mặc dù hội nghị truyền hình video conference mang đến cho doanh nghiệp một lợi thế lớn là có thể nhìn thấy video của những đối tượng mà họ đang nói chuyện, nhưng kèm theo đó có thể bạn phải mua thêm một loạt các thiết bị bổ sung khác và trong một số trường hợp nhất định, bạn cũng sẽ phải yêu cầu mua thêm phần mềm gọi để có thể dễ dàng giao tiếp với các thành viên còn lại trong nhóm. Điều này đồng nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải mất một khoản chi phí đáng kể cho việc thực hiện một cuộc họp từ xa.

Khi ai đó yêu cầu bạn tham gia hội thảo từ xa hoặc khi bạn mời người khác tham gia, bạn nên làm rõ ý nghĩa của cuộc hội nghị này nhằm mục đích gì. Xác định trước tất cả những yêu cầu của cuộc họp là điều tiên quyết để bắt đầu một cuộc gọi. 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang dựa vào các ứng dụng dựa trên Internet, như Skype, Google Hangouts, ooVoo và WebEx, một số phần mềm cung cấp đăng ký miễn phí hoặc dựa trên một số khoản phí cho một số dịch vụ hội thảo trực tuyến teleconferencing và hội nghị truyền hình video conference nhất định.