|
MỤC LỤC I. KHÁI NIỆM HỌP GIAO BAN TRỰC TUYẾN II. CÁCH CHUẨN BỊ CUỘC HỌP GIAO BAN TRỰC TUYẾN HIỆU QUẢ
|
I. KHÁI NIỆM HỌP GIAO BAN TRỰC TUYẾN
1. Giao ban là gì?
Giao ban có nghĩa là bàn giao nhiệm vụ cho người (hoặc nhóm người) thuộc phiên làm việc tiếp theo.
2. Họp giao ban là gì?
Họp giao ban tiếng anh gọi là progress meetings, có nghĩa là một cuộc gặp mặt của 2 hoặc nhóm người nhằm mục đích xem xét, đánh giá công việc đã và đang thực hiện; đưa ra quyết định và bàn giao nhiệm vụ công việc trong thời gian tới. Đây là hình thức hoạt động diễn ra thường xuyên ở bất cứ đơn vị, tổ chức nào, đặc biệt là ở doanh nghiệp trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
3. Họp giao ban trực tuyến là gì?
Họp giao bạn trực tuyến là hình thức, phương thức họp giao ban giữa 2 hay nhiều địa điểm cách xa nhau, thông qua hệ thống thiết bị hoặc phần mềm họp trực tuyến và sử dụng kết nối mạng internet. Hiện nay, có rất nhiều cụm từ, thuật ngữ chuyên dụng đồng nghĩa với họp giao ban trực tuyến, chẳng hạn như: Họp từ xa, họp trực tuyến, hội nghị trực tuyến, hội nghị truyền hình…
II. CÁCH CHUẨN BỊ CUỘC HỌP GIAO BAN TRỰC TUYẾN HIỆU QUẢ
1. Lập kế hoạch cuộc họp
1.1. Nêu mục đích cuộc họp
Điều quan trọng là mọi người phải biết lý do tại sao họ được gọi để tham dự cuộc họp của bạn: Cập nhật tiến độ, ra quyết định, giải quyết vấn đề, xây dựng nhóm, chia sẻ ý tưởng hay thậm chí là một cuộc họp đổi mới, thì điều cốt yếu là mục đích của cuộc họp phải rõ ràng. Sau khi mục tiêu của bạn được thiết lập, bạn thực sự có thể bắt đầu quá trình lập kế hoạch để tổ chức một cuộc họp thành công.
1.2. Mời đúng người
Bạn cân nhắc xem ai nên được mời tham gia cuộc họp. Để có một cuộc họp hiệu quả, hãy mời những người có thể đưa ra những hiểu biết có giá trị và những người có khả năng đưa ra quyết định. Hãy nhớ lấy mục đích cuộc họp của bạn làm kim chỉ nam cho những ai nên có mặt. Hãy chắc chắn không mời bất kỳ ai không hoàn toàn cần thiết đến cuộc họp. Lịch trình bận rộn và mỗi phút trong ngày làm việc của chúng ta đều có giá trị!
1.3. Xây dựng một chương trình làm việc sơ bộ
Bước quan trọng tiếp theo là lập kế hoạch timeline sẽ diễn ra trong cuộc họp. Cần ghi rõ những mốc thời gian quan trọng để cuộc họp không bị thiếu sót các nội dung quan trọng.
1.4. Khuyến khích người tham dự chuẩn bị trước
Bạn nên gửi bất kỳ tài liệu nào cho những người tham dự cuộc họp của bạn trước vài ngày để họ có thể chuẩn bị trao đổi, chia sẻ hiệu quả.Một cách tuyệt vời khác để những người tham dự của bạn chuẩn bị trước cho cuộc họp là thêm bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có vào chương trình họp hoặc đưa ra bất kỳ đề xuất nào để sửa đổi nó.
1.5. Chỉ định vai trò cho người tham gia
Phân công vai trò cho những người tham gia sẽ thúc đẩy một cuộc họp hiệu quả vì mỗi người có một trọng tâm và đóng góp quan trọng cụ thể để thực hiện.
2. Trang bị và set up phòng họp trực tuyến
Để thực hiện một cuộc họp giao ban trực tuyến, dù đơn giản hay chuyên nghiệp, bạn cũng cần phải chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết, set up phòng họp chỉnh chu để mọi người ở các điểm xa nhau có thể tham dự cuộc họp tốt nhất. Chúng tôi đã có một bài viết khá sâu và rõ ràng về vấn đề này, mời bạn nhấn vào đường link dưới đây để tìm hiểu kỹ hơn nhé:
https://thietbihoptructuyen.com/vi/tin-tuc/thiet-bi-phong-hop-truc-tuyen-bao-gom-nhung-gi
Hiện tại, dịch bệnh Covid-19 vẫn đang diễn ra. Thực hiện theo chỉ đạo phòng chống dịch bệnh của Bộ y tế, chúng tôi thiết nghĩ giải pháp họp giao ban trực tuyến nên được áp dụng rộng rãi nhằm giúp ngăn chặn sự lây lan của virus Corona, nhưng vẫn phải tăng cường hiệu quả kinh tế.
Hiểu được mối lo ngại về ngân sách cũng như khó khăn kinh tế trong thời buổi hiện nay, Công ty Thietbihop247 đã nghiên cứu và đưa ra nhiều GÓI GIẢI PHÁP HỌP TRỰC TUYẾN ĐẶC BIỆT nhằm hỗ trợ về giá cho các doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam. Để được tư vấn vui lòng liên hệ chúng tôi qua Số Hotline: 0918.325.086 hoặc 1900.633.485. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng trong thời gian sớm nhất.