Điện thoại
TP HCM: 028.7107.7099 - 0918.325.086
Hà Nội: 024.7107.9599 - 0911.527.086
Address
TP HCM: 508 Đồng Văn Cống, P. Thạnh Mỹ Lợi
Hà Nội: 627 Vũ Tông Phan, quận Thanh Xuân
Ngôn ngữ : Tiếng anh Tiếng việt

Tin tức

Khái niệm conference call là gì?

Khái niệm conference call là gì?

09/06/2021

Dựa trên xu hướng người dùng hiện nay, theo thống kê thì đa số khách hàng đều yêu thích làm việc và hội họp online. Riêng trong lĩnh vực hội nghị trực tuyến sẽ bao gồm hai mảng chính phục vụ công tác hội họp cho khách hàng là: video conference và audio conference. Conference call là một ứng dụng thuộc mảng audio conference, giúp người dùng trao đổi thông tin và tương tác trực tiếp qua điện thoại. Trong bài viết dưới đây, Thietbihop247 sẽ giải thích cho khách hàng hiểu khái niệm conference call là gì và một số lời khuyên bổ ích giúp cải thiện và nâng cao chất lượng của của dòng thiết bị điện thoại hội nghị này.

 

Conference Call là gì?

khái niệm conference call

 

Conference call hay còn được gọi là điện thoại hội nghị, đây là cuộc gọi âm thanh trong đó gồm nhiều thành viên tham gia cùng một lúc (cụ thể là 3 người trở lên). Về cơ bản, mọi người tham gia cuộc gọi hội nghị bằng cách quay số được chia sẻ trên điện thoại. Trong những năm gần đây, thuật ngữ "điện thoại hội nghị - conference call" cũng được sử dụng để mô tả các cuộc gọi nhóm qua các phần mềm trực tuyến như Skype, UberConference hoặc trên các ứng dụng công nghệ âm thanh khác dựa trên nền tảng máy tính. Tuy nhiên, người dùng nên lưu ý rằng nếu cuộc gọi này bao gồm thêm hình ảnh, video trực tuyến của các bên trong cuộc họp, nó sẽ được gọi là hội nghị video; còn nếu cuộc gọi đó bao gồm thêm việc chia sẻ màn hình hoặc chia sẻ nội dung thực tế thì sẽ được gọi là hội nghị web.

 

Những tips giúp tối ưu cuộc gọi hội nghị cho doanh nghiệp

 

Theo thống kê, bình quân trong mỗi cuộc gọi điện thoại hội nghị, doanh nghiệp đều đang gặp phải tình trạng lãng phí từ 25% – 50% thời gian vận hành cuộc họp. Nguyên nhân có thể xuất phát từ những vấn đề không tập hợp đủ thành viên, xuất hiện tiếng ồn ngắt quãng hay đôi khi có vài thành viên làm việc riêng trong khi họp,… Để nâng cao chất lượng của cuộc họp hội nghị nói chung cũng như cuộc điện thoại hội nghị nói riêng, người dùng nên chú trọng và thực hiện những tips gợi ý dưới đây nhé:

 

1. Lên kế hoạch cuộc gọi

 

lên kế hoạch conference call

 

Đầu tiên, người triển khai nên bắt đầu lên kế hoạch tạo và thực hiện một quy trình cuộc gọi chuyên nghiệp. Người thiết lập nên nhìn nhận rõ ràng những gì cần chuẩn bị trong cuộc gọi: chủ đề, thời gian, nội dung, hành động, câu hỏi phát sinh,… và nên gửi cho người tham gia tham khảo trước, tránh xảy ra bất cập khi đang gọi. Ngoài ra, nên chủ động thông báo và lên lịch cuộc họp đúng thời gian đưa ra ban đầu.

 

2. Đảm bảo thành viên đều tham gia cuộc gọi

Cùng với file nội dung cuộc họp, bạn cũng nên đảm bảo cung cấp đầy đủ số điện thoại cuộc gọi, mật mã cũng như những liên kết nội bộ cần thiết. Trước khi bắt đầu gọi, hãy kiểm tra đường truyền mạng, thiết bị có vận hành ổn định hay không, tất cả thành viên đã sẵn sàng tham gia chưa? Đôi khi chúng ta không thể tránh khỏi mọi trục trặc kỹ thuật, tuy nhiên nên giảm thiểu tối đa những vấn đề ngoài ý muốn phát sinh.

 

3. Lựa chọn không gian yên tĩnh

 

chọn không gian yên tĩnh

 

Nếu có thể, hãy chọn một không gian yên tĩnh, không có nhiều tiếng ồn xung quanh. Cũng nên chú ý về một số âm thanh nền có thể khiến người khác mất tập trung, chẳng hạn như tiếng ồn của máy điều hòa hoặc quạt gió. Nếu bạn đang ở một môi trường khá ồn ào, hãy nhớ xin lỗi mọi người trong cuộc gọi và sử dụng tùy chọn "tắt tiếng" khi không cần thiết và bật lại khi bạn muốn phát biểu.

 

4. Đăng nhập sớm và thực hiện cuộc họp đúng giờ

Dù bạn là người chủ trì hay là thành viên tham gia thì đều nên có mặt sẵn trước khi cuộc họp bắt đầu, để tránh người khác bị mất thời gian chờ đợi cũng như nâng cao tính chuyên nghiệp cho bản thân. Sau đó, cố gắng thực hiện quá trình họp đúng thời gian, tránh bị delay giờ hay kéo dài quá lâu, vì đôi khi người khác sẽ bỏ lỡ những dự định khác.

 

5. Không mất tập trung

Trong quá trình họp, người tham gia nên cố gắng theo dõi, chú ý về nội dung đang diễn ra, tránh làm việc riêng ngoài giờ, khiến bạn không theo kịp được cuộc họp cũng như gây khó chịu cho người khác.

 

6. Lưu trữ nội dung cuộc họp và đánh giá

 

lưu trữ cuộc gọi conference call

 

Một trong những ưu điểm của cuộc gọi hội nghị là nhiều dịch vụ điện thoại cho phép ghi âm cuộc gọi. Bạn có thể lưu trữ nội dung và âm thanh từ các cuộc gọi hội nghị để sử dụng sau này hoặc cung cấp cho thành viên không kịp tham dự cuộc họp. Điều này cũng rất hữu ích để có thể xem xét và đánh giá chất lượng cuộc họp diễn ra như thế nào.

 

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN NGAY HÔM NAY

Chỉ cần Quý khách hàng để lại tên và số điện thoại, đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẽ liên hệ tư vấn cho quý khách hàng giải pháp tốt nhất trong thời gian nhanh nhất.
hotline